Waarom is een goed verzuimbeleid belangrijk?

Als een werknemer zich ziekmeldt, is het belangrijk om volgens een duidelijke richtlijn te werk te gaan. Dat start al bij de ziekmelding en eindigt als de werknemer zich weer voor 100% beter meldt. Met een ziekteverzuimbeleid creëer je die duidelijkheid. Je voldoet zo niet alleen aan de wettelijke plicht, maar doet je werknemer en je organisatie ook een groot plezier.

In de wet staat niet letterlijk dat de werkgever verplicht is om een ziekteverzuimbeleid op te stellen. Wel is de verplichting af te leiden uit één van de eisen die wordt gesteld aan de arbodienst: in artikel 2.9 van het Arbobesluit staat dat die de werkgever moet adviseren over een gestructureerd, systematisch en adequaat arbeidsomstandigheden- en ziekteverzuimbeleid. De kern is heel simpel: je noteert daarin hoe je organisatie omgaat met verzuim. Elke organisatie is anders en daarom gaat het om maatwerk.

Voordelen van een ziekteverzuimbeleid

Voldoen aan de wettelijke verplichtingen is belangrijk, maar een ziekteverzuimbeleid biedt nog meer voordelen:

• Met een goed ziekteverzuimbeleid geef je een signaal af aan werknemers dat je organisatie ziekteverzuim serieus neemt.
• Je beschrijft de procedures die gelden bij ziekte, van de wijze van ziekmelden tot het re-integratieproces. Dat is wel zo duidelijk voor werknemers en leidinggevenden.
• Je geeft aan welke middelen leidinggevenden en de HR-afdeling hebben in geval van ziekte, en wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn van verschillende partijen. Zo vallen er geen taken tussen wal en het schip omdat iedereen denkt dat een ander dit oppakt.
• In het beleid staat in welke gevallen werknemers een externe deskundige kunnen inzetten. Ook dit schept duidelijkheid.

Onderdelen van een ziekteverzuimbeleid

Een ziekteverzuimbeleid is dus maatwerk, maar er komen wel altijd een aantal onderdelen in terug:

• Allereerst is preventie een belangrijk onderwerp voor het beleid. Als je werknemers niet ziek worden, hoef je je ook niet met ziekteverzuim bezig te houden.
• Gebeurt het toch, dan zijn er procedures voor ziekmelden, verzuimcontrole, begeleiding vanuit het werk, re-integratie bij langer verzuim, loondoorbetaling en de regels voor vakantiedagen bij ziekte. Zo krijgt iedereen in de organisatie dezelfde behandeling.
• Het is handig om uitgebreider stil te staan bij re-integratie. Je kunt in je ziekteverzuimbeleid beschrijven hoe zo’n proces eruitziet, en welke personen erbij betrokken zijn.
• Ook is het verstandig om vast te leggen wat de procedure is bij een conflict. Zo kun je vermelden dat werknemers een second opinion kunnen aanvragen bij een andere bedrijfsarts als zij het niet eens zijn met het oordeel van hun behandelend bedrijfsarts. Daarnaast vermeld je dat je organisatie een deskundigenoordeel zal aanvragen bij UWV als werknemers niet meewerken aan de re-integratie. Werkt de werknemer dan nog niet mee, dan kun je aangeven dat je organisatie zal overgaan tot loonopschorting.

Betrek je ondernemingsraad

Een beleid is pas definitief als de ondernemingsraad (OR) ermee heeft ingestemd. De OR heeft namelijk instemmingsrecht op basis van artikel 27 lid 1d van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Je doet er verstandig aan om de raad vanaf het begin te betrekken. De OR-leden weten wat er speelt op de werkvloer en kunnen nuttige input geven voor het ziekteverzuimbeleid. Bovendien communiceren ze naar de werknemers dat ze bezig zijn met dit onderwerp en zo creëer je draagvlak onder werknemers voor je beleid. Tot slot verklein je de kans dat de OR niet instemt.

Train je leidinggevenden

Een beleid op papier is mooi, maar het is nog belangrijker dat de theorie in de praktijk goed wordt toegepast. Geef je leidinggevenden voldoende informatie over de omgang met ziekmeldingen. Vertel ze wat ze wel en niet mogen vragen en hoe ze de zieke werknemer het beste kunnen ondersteunen. Leg daarbij de nadruk op de machtsverhouding tussen een leidinggevende en een werknemer. Ook met een goede band en het delen van veel persoonlijke verhalen kan een werknemer druk voelen als hij ziek is.

Een goed beleid op papier én in de praktijk

Als het ziekteverzuimbeleid eenmaal op papier staat, wil je dat het effectief uitpakt in de praktijk. Pas het daarom aan als werknemers bijvoorbeeld aangeven dat ze bepaalde passages onduidelijk vinden. Vraag altijd weer instemming aan de OR als je een inhoudelijke wijziging doorvoert. Houd daarnaast de verzuimcijfers in de gaten. Neemt het verzuim toe, pas je beleid dan aan. Is er bijvoorbeeld veel kortdurend verzuim, en belt je arbodienst de werknemer als deze zich drie keer in twee maanden ziekmeldt? Overweeg dan om de arbodienst eerder te laten bellen en hulp aan te bieden.

Over Visma Verzuim

Wij willen werknemers veilig, gezond en duurzaam inzetbaar houden. Dat doen wij door samen met onze klanten de meest flexibele, complete en gebruiksvriendelijke software te ontwikkelen voor verzuimbegeleiding en het inzetbaar houden van werknemers. Daarbij geloven wij in de kracht van eenvoud, connectiviteit en data.