AVG: Welke gegevens mag je aanleveren aan de verzuimverzekeraar?

Elke organisatie krijgt wel eens te maken met zieke werknemers. Dat kan flink wat geld kosten, want je moet een werknemer immers gewoon betalen terwijl die geen werk doet. Met een verzuimverzekering kun je deze kosten (deels) dekken. Maar om zo’n verzekering af te sluiten, heeft de verzekeraar bepaalde gegevens nodig van je organisatie. Je moet echter voorzichtig omgaan met de gegevens van werknemers. Wat mag je – rekening houdend met de privacywetgeving – aanleveren aan de verzuimverzekeraar?

De werkgever mag in beginsel geen gegevens verwerken die iets zeggen over de gezondheid van de werknemer. Maar als de werkgever een contract heeft met een verzuimverzekeraar, zal hij gegevens moeten verstrekken voor de claimbeoordeling. Dit mag onder bepaalde voorwaarden.

Rekening houden met de AVG

Je organisatie kan diverse verzekeringen afsluiten om het ziekte- en arbeidsongeschiktheidsrisico van werknemers af te dekken. Denk aan het risico van de loondoorbetalingsplicht bij ziekte, het eigenrisicodragerschap voor de Ziektewet (ZW), de Werkhervattingsregeling voor gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA) en verzekeringen voor de bovenwettelijke aanvullingen op de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). Voor het afsluiten van zo’n verzekering heeft de verzekeraar bepaalde (gezondheids)gegevens van werknemers nodig. Deze mag je echter niet zomaar verstrekken. Je moet hierbij rekening houden met de privacyregels uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Gegevens nodig voor maken risico-inschatting

In het Besluit SUWI (Structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen) staat welke gegevens een organisatie onder de AVG mag aanleveren aan een verzekeraar. Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen de gegevens die een organisatie mag verstrekken voorafgaand aan het sluiten van een verzekeringsovereenkomst (zodat de verzekeraar een offerte kan uitbrengen) en de gegevens die een organisatie mag verstrekken op het moment dat er daadwerkelijk een contract wordt gesloten. Het aanleveren van gegevens vóór het sluiten van een verzekeringsovereenkomst is voor de verzekeraar van belang, omdat hij zo een goede risico-inschatting kan maken en daar de premie op afstemt. De werkgever mag in deze fase onder meer de volgende gegevens verstrekken van werknemers:

• geboortedatum;
• geslacht;
• gegevens over het dienstverband (begin- en einddatum van contract, contractsoort);
• salaris;
• verzuimstatistieken (denk aan de duur, frequentie en het aantal werknemers dat ziek is);
• (geanonimiseerde) arbeidsongeschiktheidspercentages van werknemers.

Welke gegevens verstrekken bij aangaan contract?

Als de werkgever daadwerkelijk een contract met de verzekeraar aangaat, mag hij meer gegevens over zijn werknemers aanleveren. Hij mag dan bijvoorbeeld ook het volgende verstrekken:

• NAW-gegevens;
• verpleegadres;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• burgerservicenummer (BSN).

Is een werknemer ziek en dient de werkgever een claim in bij de verzekeraar, dan mag hij naast deze persoonsgegevens ook bepaalde gezondheidsgegevens afgeven. Het gaat dan om gegevens die nodig zijn om uitvoering te geven aan de verzekeringsovereenkomst zodat de verzekeraar een claimbeoordeling kan maken. Dit zijn onder andere:

• de datum van de eerste verzuimdag en vermoedelijke duur van het verzuim;
• het arbeidsongeschiktheidspercentage of de loonwaarde van deze werknemer;
• het plan van aanpak en ingezette interventies;
• de gegevens over de prognose en het verloop van de re-integratie.

Géén gegevens over de medische situatie doorgeven

Het gaat hierboven nadrukkelijk niet om gegevens die inzicht geven in de medische situatie van de werknemer (dus geen diagnose). De werkgever mag namelijk helemaal niet vragen wát de werknemer mankeert. Mocht de werknemer uit zichzelf vertellen wat hem scheelt, dan mag je deze informatie niet delen of ergens vastleggen. Meldt een werknemer zich ziek, dan is het wel toegestaan om de volgende vragen te stellen:

• Op welk telefoonnummer ben je te bereiken en wat is het (verpleeg)adres?
• Hoelang denk je ziek te zijn?
• Welke werkzaamheden en afspraken lopen er?
• Houdt de ziekte verband met een arbeidsongeval?
• Is er sprake van een verkeersongeval met regresrecht (verhaalrecht)? In dat geval zijn de kosten van het ziekteverzuim en de re-integratie mogelijk te verhalen op de veroorzaker van het ongeval.

Over BlueVi

Wij willen werknemers van uitzendbureaus veilig, gezond en duurzaam inzetbaar houden. Dat doen wij door samen met onze klanten de meest flexibele, complete en gebruiksvriendelijke software te ontwikkelen voor verzuimbegeleiding en het inzetbaar houden van werknemers. Daarbij geloven wij in de kracht van eenvoud, connectiviteit en data.

Wil je op de hoogte blijven over de ontwikkelingen van BlueVi? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief of volg ons op LinkedIn. Meer informatie vind je op onze website.