Bij Ontzorgdesk draait alles om persoonlijk contact, korte lijnen en een praktische aanpak. Als enige gecertificeerde arbodienst in de regio Urk en de Noordoostpolder ondersteunt Ontzorgdesk werkgevers en werknemers effectief met verzuimbegeleiding en preventie. Een verzuimsysteem is daarbij onmisbaar. Doordat VerzuimSignaal – en straks BlueVi – de administratieve last vermindert, kunnen de medewerkers van Ontzorgdesk meer tijd besteden aan waar ze écht goed in zijn: werkgevers en werknemers begeleiden bij verzuim.

Ontzorgdesk, in 2012 opgericht door Bert Brouwer, is een regionale arbodienst. “Ons doel is om verzuim zoveel mogelijk te voorkomen en werkgevers en werknemers tijdig te ondersteunen,” vertelt Margriet Romkes, algemeen directeur van Ontzorgdesk. Met het hoofdkantoor gevestigd in Urk en een spreekuurlocatie in Emmeloord blijft Ontzorgdesk bewust kleinschalig. “Onze kracht zit in de persoonlijke aanpak en de korte lijnen met onze klanten.”

Van certificering tot groeiende samenwerking

Sinds 2018 is Ontzorgdesk een gecertificeerde arbodienst, wat bijdraagt aan de zichtbaarheid en betrouwbaarheid in de regio. “Mensen moeten ons direct in gedachten hebben als het gaat om verzuimbegeleiding,” zegt Romkes. Netwerken, lokale sponsoring en mond-tot-mondreclame spelen hierbij een grote rol. Het kunnen bieden van een vangnetregeling maakt Ontzorgdesk extra aantrekkelijk voor verzekeraars, en er zijn ook goede connecties met volmachtpartijen.

Daarnaast loopt er een landelijke pilot met verzekeraar a.s.r. op het gebied van arbeids- en organisatiepsychologie (A&O). “Psychisch verzuim neemt toe en beslaat bijna een derde van het totale verzuim. Door snelle interventies met A&O-psychologen kunnen we werknemers met burn-outklachten effectiever helpen, wat ook werkgevers en verzekeraars ten goede komt.”

Pragmatisch werken aan re-integratie

Ontzorgdesk kijkt verder dan de letter van de Wet verbetering poortwachter, maar handelt ook naar de geest ervan en zet in op een praktische benadering. “We analyseren niet alleen het verzuim, maar ook de relatie tussen werkgever en werknemer. Soms ligt de oplossing in betere communicatie en wederzijds begrip,” legt Romkes uit. Werkgevers worden waar nodig op hun verantwoordelijkheid gewezen en ook aangesproken op hun communicatie richting werknemers. “Soms moeten we een werkgever een spiegel voorhouden: hoe zou je zelf reageren als je zo’n mail zou ontvangen?” Romkes geeft aan dat Ontzorgdesk ook praktisch meedenkt met de werkgever. Werknemers hebben namelijk niet alleen rechten, maar ook plichten: werknemers moeten wel meewerken aan de re-integratie.

De aanpak van Ontzorgdesk is gericht op het verkorten en voorkomen van verzuim door snel en effectief te handelen. “We laten een dossier niet onnodig borrelen, maar pakken het meteen op. We kiezen ervoor om vroege triage te doen en op een aantal basisvragen antwoord te krijgen. Is de relatie tussen werknemer en werkgever wel goed, of is er misschien sprake van een beginnend arbeidsconflict? In het laatste geval is het niet handig om vast te blijven houden aan het 6-weken-protocol, want als een arbeidsrelatie niet goed is, heeft niemand baat bij het blind volgen daarvan. We moeten dan pragmatisch durven handelen.”

Aan de slag met koppelingen en versleutelde communicatie

Een goed functionerend verzuimsysteem is van groot belang voor Ontzorgdesk. Momenteel is dat VerzuimSignaal, maar binnenkort is het tijd voor de overstap naar BlueVi. “Veel klanten willen koppelingen met HR-systemen zoals AFAS en Nmbrs, maar dat gaat nu nog niet zo soepel en kost bovendien extra geld.” Om een realistisch beeld van verzuim te krijgen, zijn die koppelingen noodzakelijk. “Als een bedrijf niet koppelt en alleen de zieken in ons systeem registreert, lijkt het alsof er 100% verzuim is. We hebben ook inzicht nodig in het gezonde personeelsbestand om een representatief verzuimpercentage te berekenen,” legt Romkes uit. Met de overstap naar BlueVi verwacht Romkes dat koppelingen eenvoudiger worden, waardoor dubbele verzuimmeldingen in twee systemen niet meer voorkomen en werkgevers beter inzicht krijgen in hun verzuimcijfers.

Verder is Romkes positief over de versleutelde communicatie via BlueVi: “Bij VerzuimSignaal moesten we aparte programma’s gebruiken om mails naar werknemers te versleutelen. Straks kan dat rechtstreeks vanuit het systeem,” aldus Romkes.

Werkgeluk en efficiënter werken dankzij verzuimsysteem

Een goed verzuimsysteem is belangrijk voor het volgen van de AVG en Visma Verzuim heeft dit met BlueVi dichtgetimmerd. Daarnaast blijkt een verzuimsysteem ook belangrijk voor het werkgeluk en de efficiëntie van de medewerkers bij Ontzorgdesk. “Hoe minder tijd we kwijt zijn aan administratieve rompslomp, hoe meer tijd we kunnen besteden aan de essentie van ons werk: werkgevers en werknemers begeleiden bij verzuim. De software van Visma Verzuim helpt ons heel goed bij het verminderen van de administratie.”