Als één van de eersten is Swedish Match Lighters BV overgestapt op de nieuwe applicatie van BlueVi. “We werkten al een hele tijd met VismaVerzuim,” zegt Paula Anjema, HR-manager bij Swedish Match Lighters BV. “De overstap naar BlueVi was een logische stap voor ons.”

Swedish Match Lighters BV in Assen produceert jaarlijks ruim 80 miljoen aanstekers. Binnen de organisatie is Paula Anjema verantwoordelijk voor uiteenlopende HR-taken, waaronder recruitment, urencontrole, begeleiding van leidinggevenden en medewerkers, opleiding van personeel en het monitoren van het ziekteverzuim. De overstap naar BlueVi verliep zeer vloeiend en was snel geregeld. “Vooraf hebben we duidelijke informatie gekregen over de nieuwe applicatie en hoe deze eruitziet. Daarna hoefden we alleen een datum in te plannen voor de implementatie.”

Moderne en verbeterde omgeving

“Op de dag van de overstap kregen we begeleiding door een business consultant van BlueVi. Hij legde duidelijk uit wat er ging gebeuren en had vooraf aangegeven dat wij al onze gegevens in het huidige systeem up-to-date moesten hebben. We moesten er rekening mee houden dat het systeem één dag eruit zou liggen. Dat was uiteindelijk alleen maar de ochtend. Binnen 1,5 uur konden we gebruikmaken van het nieuwe systeem. Diezelfde week was er een online meeting om samen door het systeem te gaan. Het lukte mij in eerste instantie niet om in te loggen, maar dat werd direct opgelost en dat was het enige waar ik tegenaan liep. De volgende online meeting was eigenlijk niet meer nodig omdat ik geen vragen meer had. Het systeem is intuïtief en je gaat er zelf heel makkelijk doorheen.” Voor Anjema voelt het na enkele maanden werken met de nieuwe applicatie alsof er helemaal geen overgang heeft plaatsgevonden.

“De omgeving is verbeterd, het ziet er moderner uit met meer kleuren, waardoor het prettiger werkt. Verder werkt het systeem hetzelfde. De gegevens die erin staan, zijn één op één overgenomen, dus je hebt eigenlijk niet het gevoel dat je naar een ander systeem bent gegaan. Ook de leidinggevenden die de ziekmeldingen in BlueVi registreren, ervaren het nieuwe systeem als simpel en overzichtelijk.”

Signalering bij langdurig verzuim

Wel zijn er meer functionaliteiten in de nieuwe omgeving. “Zo is er nu de optie om de agenda in BlueVi te koppelen aan je eigen Outlook-agenda, waarbij je direct een uitnodiging kunt sturen naar de zieke werknemer,” vertelt Anjema. “Een extra toevoeging in BlueVi is een signalering boven in het scherm die je ziet bij langdurig verzuim. De signalering geeft aan hoelang het verzuim duurt en welke actie je moet ondernemen. Bijvoorbeeld de 42e-weeksmelding. Ook het plan van aanpak komt als taak naar voren in je scherm. Het maakt het overzichtelijker. Zodra je een verzuimmelding doet in BlueVi, geeft het systeem aan wat je allemaal moet regelen en welke instanties je moet informeren. Je hebt zelf alle knowhow in huis.”

Contact houden tijdens ziekte

Een ziekmelding bij Swedish Match Lighters BV gaat altijd telefonisch. “De leidinggevende verwerkt de ziekmelding direct in BlueVi,” legt Anjema uit. “Om de dag heeft de leidinggevende contact met de zieke werknemer. Duurt de ziekmelding langer, dan wordt de werknemer aangemeld voor het spreekuur van de bedrijfsarts. Die is om de week op maandag in de organisatie aanwezig. Is een werknemer drie weken ziek, dan krijgt hij een bos bloemen, net als bij een ziekenhuisopname. Na zeven weken ziekte wordt er een fruitmand bezorgd. Als het mogelijk is, ga ik of iemand anders bij de zieke collega langs. Om de connectie met de werkvloer te behouden, houden ook naaste collega’s contact in de vorm van een appje, een telefoontje of, als dat gewenst is, een bezoekje. De meeste mensen zijn al lang in dienst, 25 jaar, 40 jaar. Zij gaan pas weg als ze met pensioen gaan. Dat betekent ook dat je een goede band hebt met elkaar. Het zou raar zijn als er ineens geen contact meer is wanneer je ziek bent.”

Preventieve maatregelen om verzuim te voorkomen

Bij Swedish Match Lighters BV doen ze ook hun best om ziekmeldingen te voorkomen. “Een griepje kunnen we niet voorkomen. Maar we hebben fruit op het werk voor de nodige vitamines en een waterinstallatie met gezuiverd water, zodat iedereen voldoende kan drinken. De werknemers krijgen tilinstructies en er zijn hulpmiddelen, zodat werknemers niet te zwaar hoeven te tillen. Daarnaast schakelen we de bedrijfsarts in om hier meer informatie over te geven. De werknemers hebben een preventief medisch onderzoek gehad, waarbij ook het gehoor is getest. Naar aanleiding daarvan zijn er nieuwe gehoorkappen aangeschaft.”

Voor organisaties die overwegen over te stappen naar BlueVi benadrukt Anjema dat het overstaptraject zeer soepel verloopt en in de praktijk nauwelijks merkbaar is.