Bianca Oosterink werkte al jaren met VerzuimSignaal. Eerst als verzuimspecialist bij verschillende organisaties en daarna bij haar eigen bedrijf OVENA Casemanagement & Re-integratie. Overstappen op de nieuwe applicatie BlueVi was voor haar een logische stap.

In 2012 besloot Bianca Oosterink, eigenaresse van OVENA Casemanagement & Re-integratie, haar eigen bedrijf in verzuim- en casemanagement te starten. Eerst als zelfstandig ondernemer, daarna als BV. Nu heeft ze 25 klanten uit het klein, middenklein en groot segment en vier medewerkers in dienst. Samen met haar team zet ze zich in voor begeleiding en persoonlijke aandacht, zodat organisaties grip houden op verzuim en medewerkers duurzaam kunnen herstellen.

Overstappen op BlueVi

De keuze voor een verzuimapplicatie voor haar eigen bedrijf was snel gemaakt. Oosterink: “Ik heb ook ervaring met andere verzuimapplicaties, maar van alle applicaties vond ik VerzuimSignaal de meest uitgebreide applicatie waarin je kon werken. Wat mij betreft was het de Rolls Royce onder de verzuimsystemen. Voor een zelfstandig ondernemer is de applicatie een investering, maar ik wilde per se VerzuimSignaal, omdat ik wist wat de applicatie allemaal kon.”

Oosterink kon ook niet wachten om over te stappen op BlueVi, de opvolger van VerzuimSignaal. “Ik hoefde niet gelijk over te stappen, het huidige systeem loopt nog, maar ik kreeg de mogelijkheid en daar heb ik gebruik van gemaakt. BlueVi is veel overzichtelijker dan VerzuimSignaal. De nieuwe applicatie heeft minder lagen dan zijn voorganger. Daar moest je soms zo veel stappen nemen dat je iets niet meer kon vinden. BlueVi is meer gebruiksvriendelijk opgezet. Je hebt aan de zijkant het menu, en vandaar zie je waar je naartoe moet. Minder lagen en dus overzichtelijker.”

Bij het overstappen op de nieuwe applicatie kreeg Oosterink begeleiding vanuit BlueVi. “Ze nemen de tijd voor je om samen door het systeem te lopen. Ook denken ze met je mee en is er ruimte voor feedback. Daar reageren ze gelijk op en ze betrekken je bij de aanpassingen. BlueVi maakt het op deze manier mogelijk om met je bedrijf te groeien.”

Eigen toegang en rechten

De klanten van Oosterink maken via OVENA Casemanagement & Re-integratie gebruik van BlueVi. Zij krijgen hun eigen inlogcodes en hoeven daarom niet zelf een verzuimapplicatie aan te schaffen. Daarnaast krijgen ze professionele ondersteuning en begeleiding bij verzuim. Oosterink: “We zijn wat dat betreft uniek. Alle klanten krijgen toegang en rechten in het werkgeversportaal van BlueVi om het verzuim te monitoren en hun werknemers kunnen op het werknemersportaal kijken. Als ze ondersteuning willen in het verzuim, kan ik als casemanager in BlueVi per dossier zien wat ik moet oppakken. Bijvoorbeeld als je een probleemanalyse moet opstellen. Ik noteer al mijn stappen in het systeem en de klant ziet dat.”

Daarnaast werkt Oosterink met twee zelfstandige bedrijfsartsen. Zij hebben hun eigen toegang tot het medische gedeelte in BlueVi. “Daarvoor gelden strenge regels. Ik kan die gegevens niet inzien. De bedrijfsarts moet zich houden aan de privacyregels. Bij gesprekken met de medewerker maakt hij zijn interne medische notitie en die vertaalt hij naar een terugkoppeling voor de werkgever en de werknemer. Die worden automatisch in het systeem vastgelegd.”

Klanten kunnen de diensten van OVENA Casemanagement & Re-integratie op verschillende manieren afnemen: op urenbasis, via een offerte, per dossier of met een flexibele overeenkomst die ze op elk moment kunnen opzeggen. Oosterink: “Zo sluit onze werkwijze aan bij de behoefte van de klant, zonder langdurige verplichtingen. En de klant hoeft niet meer zelf een casemanager in te huren.”

Chatten met Merlijn

Oosterink denkt graag mee om BlueVi te verbeteren: “Nu ik in de nieuwe applicatie werk, kom ik weleens iets tegen waarvan ik denk: dat kan handiger. Meebouwen en meedenken aan een systeem om het gebruiksvriendelijke naar een hoger niveau te tillen daar draag ik graag een steentje aan bij.” Daarnaast heeft BlueVi iets wat VerzuimSignaal niet had: chatbot Merlijn. Oosterink: “Ik ben een grote fan van Merlijn. Had je een vraag, dan moest je in de oude applicatie eerst een ticket aanmaken met lappen tekst. Het duurde ook lang voordat je antwoord kreeg. Nu kun je direct alles aan Merlijn vragen en krijg je gelijk antwoord op je vraag. Merlijn denkt ook met je mee en hij vindt het altijd leuk als je er weer bent.”

Met BlueVi heeft Oosterink een systeem gevonden dat met haar bedrijf meegroeit. De overstap van VerzuimSignaal naar BlueVi heeft haar niet alleen een overzichtelijker en gebruiksvriendelijker werkplek gegeven, maar ook een platform waarop ze actief kan meedenken over verdere verbeteringen. “Ik kijk er naar uit om te zien waar BlueVi naartoe gaat,” zegt Oosterink. “En ik ben blij dat ik er vroeg bij was.”