Van polisadministratie tot uitbetaling: zo digitaliseer je het inkomensproces

Je digitaliseert het inkomensproces door offerte, acceptatie, polisadministratie, deelnemersgegevens, schadeberekening en uitbetaling in één omgeving samen te brengen, met koppelingen naar je volmachtsysteem en de salarisadministratie van de werkgever. Zo reken je met dezelfde gegevens van de eerste offerte tot de laatste betaling, in plaats van informatie over te zetten tussen rekenbladen, e-mail en losse systemen. Voor volmachtkantoren en verzekeraars die verzuim-, WIA- en Ziektewet-eigenrisicodragersverzekeringen beheren, is dat geen luxe. Elke stap in het proces leunt op gegevens uit de vorige stap: de polisvoorwaarden bepalen de schadeberekening, de salarisgegevens bepalen de premie en de uitkering. Software voor inkomensverzekeringen helpt om die keten sluitend te maken. In dit artikel lopen we het proces stap voor stap door.

Waarom het inkomensproces vaak nog versnipperd is

Bij veel partijen is het inkomensproces in de loop der jaren gegroeid. Offertes worden in een rekenblad opgesteld, de polis staat in het volmachtsysteem, deelnemersgegevens komen per e-mail binnen en schadeberekeningen worden handmatig gecontroleerd. Dat werkt zolang de volumes beperkt zijn, maar elke handmatige overdracht is een moment waarop gegevens verouderen of fouten ontstaan. Een gemiste salariswijziging werkt door in de premie, een verkeerde melddatum in de schadeberekening en een correctie achteraf kost acceptant, schadebehandelaar en werkgever extra tijd. Digitaliseren betekent daarom niet alleen papier vervangen door schermen, maar vooral de overdrachten tussen stappen weghalen.

Het proces stap voor stap

Een gedigitaliseerd inkomensproces volgt de levenscyclus van een polis. Dit zijn de zes stappen waar de meeste winst zit.

1. Offerte en acceptatie

Het proces begint met een vergelijking van premies en voorwaarden. Een premievergelijker zet offertes voor verschillende verzekeraars naast elkaar. Na goedkeuring door een acceptant hoort de polis klaar te staan voor registratie, zonder dat gegevens opnieuw worden ingevoerd.

2. Polisadministratie

De polis vormt de basis voor alle volgende stappen. Een koppeling met het volmachtsysteem voorkomt dat polisgegevens op twee plekken worden bijgehouden. Leg daarbij ook vast welke partijen bij de polis betrokken zijn, zoals de arbodienst, de tussenpersoon, het re-integratiebureau of het administratiekantoor.

3. Deelnemersadministratie

Voor premie en schade zijn actuele gegevens per werknemer nodig: salaris, datum van indiensttreding, dienstverband, arbeidsverleden en eventuele vangnetconstructies. Een koppeling met het salarispakket van de werkgever houdt deze gegevens actueel zonder handmatige mutaties.

4. Naverrekening en premie

Aan het einde van een periode verreken je de premie op basis van de werkelijke salaris- en personeelsmutaties. Wanneer de software die mutaties al kent, is de naverrekening een controle in plaats van een zoektocht, en kan direct de premie voor de komende periode worden berekend.

5. Schadeberekening

Bij een schademelding rekent de software op basis van de polisvoorwaarden: denk aan de cap, het aantal wachtdagen, de melddatum en het salaris. Omdat de rekenregels vastliggen, is elke berekening reproduceerbaar en uitlegbaar. Laat werkgever en volmacht de berekening samen goedkeuren voordat er wordt betaald; dat voorkomt discussies en correcties achteraf.

6. Uitbetaling en verantwoording

Goedgekeurde boekingen gaan bij voorkeur automatisch naar het verzekeringsadministratiesysteem. Daarna volgt de verantwoording richting de verzekeraar, bijvoorbeeld met rapportages en experience ratings, en vastlegging van verplichte controles zoals de UBO-check.

Waar je op let bij het digitaliseren

Niet elke digitale oplossing maakt het proces ook beter. Let bij de keuze en inrichting op vijf punten. Ten eerste de koppelingen: kan de software gegevens uitwisselen met je volmachtsysteem en met de salarispakketten van je klanten? Ten tweede de rekenregels: worden polisvoorwaarden zoals cap en wachtdagen vastgelegd, zodat schadeberekeningen consistent zijn? Ten derde rollen en rechten: ziet iedere betrokkene, van acceptant tot werkgever, alleen de gegevens die bij zijn rol horen? Ten vierde controleerbaarheid: worden gebruikersacties vastgelegd in een logboek, zodat je kunt verantwoorden wie wat heeft gedaan? En ten vijfde beveiliging: ondersteunt de software Single Sign-On en tweefactorauthenticatie, en voor welk product geldt de certificering van de leverancier precies?

Zo ondersteunt BlueVi Inkomen het volledige proces

BlueVi Inkomen is software voor inkomensverzekeringen en volmachtbeheer, bedoeld voor volmachtkantoren en verzekeraars. Offertes, acceptatie, polisadministratie, deelnemersgegevens, schadeberekeningen en uitbetalingen komen samen in één omgeving. De premievergelijker maakt offertes voor verzuim-, WIA- en ZW/ERD-verzekeringen, en na goedkeuring door een acceptant wordt de polis klaargezet. Voor de polisadministratie zijn er koppelingen met ANVA, CCS en Dias, en met salarispakketten. De schadeberekening volgt de polisvoorwaarden, werkgever en volmacht kunnen een berekening samen goedkeuren, en goedgekeurde boekingen kunnen automatisch naar het verzekeringsadministratiesysteem. Daarnaast ondersteunt BlueVi Inkomen naverrekening op basis van werkelijke mutaties, rapportages aan verzekeraars waaronder experience ratings, een UBO-check die in het logboek wordt vastgelegd en het digitaal versturen van start- en stopbrieven en het Uniform Pensioenoverzicht via Pensioen 1-2-3. Alle gebruikersacties en systeemmeldingen worden in een logboek vastgelegd, en inloggen kan met Single Sign-On en tweefactorauthenticatie. BlueVi Inkomen beschikt over een eigen ISO 27001-certificaat; de details vind je in het Trust Center. Werk je ook met verzuimbegeleiding, dan is BlueVi Inkomen te combineren met BlueVi Casemanagement, waarbij rollen en toegangsrechten de gegevens van beide domeinen gescheiden houden. Lees meer over de mogelijkheden voor volmachten en verzekeraars.