Waar moet software voor bedrijfsartsen aan voldoen?

Software voor bedrijfsartsen moet in de eerste plaats het medisch beroepsgeheim borgen: medische gegevens blijven gescheiden van verzuimgegevens, alleen geautoriseerde zorgprofessionals hebben toegang en achteraf is na te gaan wie een dossier heeft ingezien. Daarnaast moet de software aansluiten op de Wet verbetering poortwachter, wettelijke bewaartermijnen ondersteunen en het werk van de bedrijfsarts lichter maken in plaats van zwaarder. Als bedrijfsarts werk je met bijzondere persoonsgegevens van werknemers die je vaak maar een paar keer spreekt, terwijl werkgever, casemanager en UWV allemaal op jouw oordeel wachten. De applicatie waarin je dat doet, bepaalt voor een groot deel hoe veilig, efficiënt en zorgvuldig je kunt werken. In dit artikel zetten we de belangrijkste eisen op een rij, zodat je als bedrijfsarts of arbodienst gericht kunt beoordelen of jouw arbo software volstaat.

1. Scheiding tussen medische en niet-medische gegevens

De belangrijkste eis is een harde scheiding tussen het medisch dossier en het verzuimdossier. De werkgever mag volgens de Autoriteit Persoonsgegevens niet vragen naar de diagnose, de aard of de oorzaak van de ziekte van een werknemer. Die informatie hoort uitsluitend bij de bedrijfsarts en de professionals die onder diens verantwoordelijkheid werken. Goede software dwingt die scheiding af in de structuur van het systeem, niet alleen via afspraken. Denk aan aparte domeinen voor medische professionals, werkgevers en werknemers, en aan notities die automatisch op de juiste plek terechtkomen. Na een consult moet je bovendien eenvoudig een niet-medische terugkoppeling kunnen geven in functionele termen: wat kan de werknemer wel en niet, en wat is de verwachte duur.

2. Autorisaties en een sluitende audittrail

Niet iedereen in een arbodienst heeft dezelfde informatie nodig. Software voor bedrijfsartsen moet daarom autorisaties per professional en per team kunnen vastleggen, zodat een casemanager, arbeidsdeskundige of bedrijfsverpleegkundige alleen ziet wat voor zijn of haar taak strikt noodzakelijk is. Even belangrijk is controle achteraf. Een audittrail laat zien wie een dossier heeft geopend of gewijzigd, en wanneer. In de zorg is NEN 7513 de gangbare norm voor deze logging. Vraag bij de selectie van software dus niet alleen wie wat mag zien, maar ook hoe je kunt aantonen wie wat heeft gezien.

3. Aantoonbare informatiebeveiliging

Een leverancier die zegt dat gegevens veilig zijn, is nog geen bewijs. Kijk naar certificeringen en assurance die door onafhankelijke partijen worden getoetst. ISO 27001 is de internationale norm voor informatiebeveiliging. NEN 7510 is de Nederlandse norm voor informatiebeveiliging in de zorg en sluit daarmee direct aan op het werk met medische gegevens. Een ISAE 3000 assurance verklaring laat zien dat beheersmaatregelen ook in de praktijk werken. Let daarbij op de scope: geldt een certificaat voor de hele organisatie, voor het specifieke product dat je gebruikt, of voor beide? Een betrouwbare leverancier maakt dat zichtbaar, bijvoorbeeld in een openbaar Trust Center.

4. Ondersteuning bij bewaartermijnen

Medische gegevens mag je niet onbeperkt bewaren, maar ook niet te vroeg vernietigen. Voor het medisch dossier geldt op grond van de WGBO een bewaartermijn van twintig jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier. Voor re-integratiegegevens gelden andere termijnen. Software voor bedrijfsartsen moet die verschillen per gegevenssoort kunnen hanteren, signaleren welke dossiers in aanmerking komen voor verwijdering en verwijderen gecontroleerd laten verlopen, volgens het beleid van jouw organisatie. Zo blijft de regie bij de professional en niet bij een handmatige spreadsheet.

5. Aansluiting op de Wet verbetering poortwachter en UWV

Een groot deel van je werk als bedrijfsarts volgt de tijdlijn van de Wet verbetering poortwachter. Software moet je daarin helpen met actuele UWV-documenten, van de probleemanalyse en de bijstelling daarvan tot het actueel oordeel bij een WIA-aanvraag. Handig is als bekende gegevens al zijn ingevuld, zodat je minder overtypt en minder fouten maakt. Daarnaast is een volledige lijst met diagnosecodes belangrijk. Een correct gecodeerde diagnose maakt het dossier overdraagbaar aan een collega, bijvoorbeeld bij ziekte of verlof, en levert betrouwbare verzuimcijfers op voor advies aan de werkgever.

6. Ruimte voor taakdelegatie en samenwerking

Steeds meer arbodiensten werken met teams waarin de bedrijfsarts taken delegeert aan bijvoorbeeld een bedrijfsverpleegkundige of een praktijkondersteuner. De NVAB beschrijft in haar leidraad over taakdelegatie dat de bedrijfsarts daarbij altijd eindverantwoordelijk blijft. Software moet die werkwijze ondersteunen: gedelegeerde taken uitvoeren onder supervisie, documenten laten beoordelen door een supervisor en samenwerken in teams zonder dat autorisaties vervagen. Werken meerdere professionals voor dezelfde werknemer, dan is het waardevol als zij parallel in afzonderlijke dossiers kunnen werken, zoals een bedrijfsgeneeskundig, arbeidsdeskundig of psychologisch dossier.

7. Efficiënte consultvoering

Tot slot moet software je tijd teruggeven. Denk aan een agenda waarin je spreekuren en beschikbaarheid per dag en dagdeel beheert, uitnodigingen die je direct vanuit die agenda verstuurt en een dossier dat tijdens het consult meteen openstaat. Consulten vinden niet altijd fysiek plaats, dus ook een beveiligde omgeving voor videoconsulten hoort erbij. Sjablonen in de huisstijl van jouw organisatie zorgen ervoor dat brieven, uitnodigingen en verslagen er consistent uitzien zonder dat je ze telkens opnieuw opbouwt.

Zo voldoet BlueVi Medisch aan deze eisen

BlueVi Medisch is arbo software voor bedrijfsartsen en arbodiensten waarin medische dossiers, consulten, agenda’s, documenten en rapportages samenkomen in één beveiligde omgeving. Medische en niet-medische informatie zijn gescheiden via aparte domeinen voor medische professionals, werkgevers en werknemers. Alleen geautoriseerde zorgprofessionals hebben toegang tot het medisch dossier, autorisaties beheer je per professional en op teamniveau, en via de audittrail zie je wie een dossier heeft ingezien of gewijzigd. BlueVi Medisch toont dossiers waarvan de bewaartermijn mogelijk is verstreken, uitgesplitst per gegevenssoort, zodat je ze gecontroleerd kunt verwijderen. Actuele UWV-documenten en geïntegreerde diagnosecodes zijn beschikbaar in de applicatie. Taken kun je delegeren onder supervisie van de bedrijfsarts, en een supervisor of praktijkbegeleider kan documenten beoordelen en feedback geven. Daarnaast biedt BlueVi Medisch een arts-agenda, een beveiligde online wacht- en spreekkamer en een sjabloongenerator. Wie de administratie tijdens consulten verder wil verlichten, kan de optionele integratie met Bedrijfsarts.AI gebruiken. Op het gebied van informatiebeveiliging beschikt BlueVi over een ISO 27001-certificaat, en zijn BlueVi Casemanagement en BlueVi Medisch NEN 7510-gecertificeerd. Alle certificaten en verklaringen vind je in het Trust Center.

Checklist: vragen voor jouw softwareleverancier

Gebruik deze vragen bij de selectie of evaluatie van software voor bedrijfsartsen. Hoe is het medisch dossier technisch gescheiden van het verzuimdossier? Kun je autorisaties per professional en per team instellen? Is er een audittrail die laat zien wie een dossier heeft ingezien? Voor welke producten gelden de ISO 27001- en NEN 7510-certificering precies? Hoe ondersteunt de software bewaartermijnen per gegevenssoort? Zijn de UWV-documenten actueel en geïntegreerd? En kun je taken delegeren onder supervisie, zonder dat de bedrijfsarts het overzicht verliest? Een leverancier die deze vragen concreet en met bewijs beantwoordt, neemt het beroepsgeheim net zo serieus als jij. Meer over de mogelijkheden per rol lees je op de pagina BlueVi voor bedrijfsartsen.