Medisch dossier en verzuimdossier: wat is het verschil?

Het verschil tussen het medisch dossier en het verzuimdossier zit in de inhoud en in wie er toegang toe heeft. Het medisch dossier bevat medische gegevens zoals diagnoses, consultverslagen en informatie van behandelaars, en valt onder het beroepsgeheim van de bedrijfsarts. Het verzuimdossier, ook wel re-integratiedossier genoemd, bevat de niet-medische gegevens die werkgever en casemanager nodig hebben om het verzuim te begeleiden, zoals de ziekmelding, het plan van aanpak en afspraken over werkhervatting. Beide dossiers gaan over dezelfde werknemer, maar ze mogen niet in elkaar overlopen. Voor bedrijfsartsen en arbodiensten is dat onderscheid dagelijkse praktijk, en tegelijk een van de meest gevoelige punten in de verzuimbegeleiding.

Wat staat er in het medisch dossier?

Het medisch dossier, binnen de arbozorg ook wel het bedrijfsgeneeskundig dossier genoemd, is het dossier van de bedrijfsarts. Hierin leg je vast wat je nodig hebt voor een zorgvuldig medisch oordeel en voor de overdraagbaarheid aan een collega.

Typische inhoud

Consultverslagen en medische notities, diagnoses en diagnosecodes, informatie die je met toestemming van de werknemer opvraagt bij de huisarts of behandelaar, en de medische onderbouwing van je advies. Ook documenten van gedelegeerde professionals die onder jouw verantwoordelijkheid werken, horen in dit domein thuis.

Wie heeft toegang

Alleen de bedrijfsarts en de professionals die onder diens verantwoordelijkheid werken, zoals een bedrijfsverpleegkundige of praktijkondersteuner bij taakdelegatie. Volgens de NVAB vallen gedelegeerden zonder eigen beroepsgeheim onder het afgeleide beroepsgeheim van de bedrijfsarts en zien zij alleen de gegevens die voor hun taak strikt noodzakelijk zijn. De werkgever en de casemanager van de werkgever hebben geen toegang.

Wat staat er in het verzuimdossier?

Het verzuimdossier is het dossier waarmee de werkgever, vaak samen met een casemanager, invulling geeft aan de verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter. Het bevat de ziekmelding, contactmomenten, de probleemanalyse, het plan van aanpak en de bijstellingen daarvan, de eerstejaarsevaluatie en uiteindelijk het re-integratieverslag voor UWV. Medische informatie hoort er niet in. De werkgever mag volgens de Autoriteit Persoonsgegevens niet vragen naar de diagnose, de aard of de oorzaak van de ziekte. Wel mag de werkgever weten wat de werknemer nog kan, wat de verwachte duur van het verzuim is en welke afspraken er zijn over re-integratie. Die informatie komt van de bedrijfsarts, in functionele termen.

Het verschil op vijf punten

Zet je beide dossiers naast elkaar, dan worden de verschillen concreet.

Eigenaar

Het medisch dossier is van de bedrijfsarts. Het verzuimdossier wordt bijgehouden door of namens de werkgever, vaak door een casemanager of arbodienst.

Inhoud

Het medisch dossier bevat medische gegevens. Het verzuimdossier bevat procesinformatie, afspraken en adviezen zonder medische details.

Wettelijk kader

Het medisch dossier valt onder het medisch beroepsgeheim en de regels uit de WGBO. Het verzuimdossier volgt vooral de Wet verbetering poortwachter en de AVG.

Toegang

Tot het medisch dossier hebben alleen de bedrijfsarts en gedelegeerden onder diens verantwoordelijkheid toegang. In het verzuimdossier werken werkgever, leidinggevende, casemanager en de werknemer zelf, ieder met de rechten die bij de rol passen.

Bewaartermijn

Voor het medisch dossier geldt op grond van de WGBO een bewaartermijn van twintig jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging. Voor re-integratiegegevens gelden andere, kortere termijnen. Dat betekent dat beide dossiers ook op een ander moment verwijderd moeten worden.

Hoe informatie veilig van het ene naar het andere dossier gaat

De twee dossiers staan niet los van elkaar. De werkgever heeft het advies van de bedrijfsarts nodig om verzuim goed te begeleiden. De oplossing is een bewuste vertaalslag: na een consult geeft de bedrijfsarts een terugkoppeling aan werkgever en werknemer met de belastbaarheid, de verwachte duur en het advies over passend werk, zonder diagnose. Hier gaat het in de praktijk vaak mis. Een medische opmerking in een e-mail, een notitie op de verkeerde plek of een gedeelde map waarin iedereen kan kijken, is kan al genoeg zijn om het beroepsgeheim te schenden. Daarom is het verstandig dat de scheiding niet afhangt van discipline alleen, maar is ingebouwd in de software waarmee je werkt.

Hoe software het onderscheid bewaakt

In BlueVi Medisch zijn medische gegevens en verzuimbegeleidingsinformatie van elkaar gescheiden via aparte domeinen voor medische professionals, werkgevers en werknemers. Alleen geautoriseerde zorgprofessionals hebben toegang tot het medisch dossier, en via de audittrail is na te gaan wie een dossier heeft ingezien of gewijzigd. Medische notities komen in het medisch dossier terecht en niet-medische notities in het re-integratiedossier. Na een consult geeft de bedrijfsarts vanuit dezelfde omgeving een niet-medische terugkoppeling aan werkgever en werknemer. Ook bewaartermijnen worden per gegevenssoort bewaakt: BlueVi Medisch toont dossiers waarvan de bewaartermijn mogelijk is verstreken, uitgesplitst naar medische en re-integratiegegevens, zodat je ze gecontroleerd kunt verwijderen. Voor het verzuimdossier aan de kant van de werkgever is er BlueVi Casemanagement, waarin werkgevers en casemanagers verzuim registreren en de stappen uit de Wet verbetering poortwachter volgen. Zo werkt ieder in het dossier dat bij zijn rol past.